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こちらの状況や気持ちを察して行動してくれたベトナム人……IV型

 海外プロジェクトでは、こちらから要求事項や作業の内容を細かく指示しても、なかなか期待通りやってくれないことが多いものです。しかし、条件が整い相手と気持ちが通じ合うと、きちんとやってもらえます。実際、海外側へお願いしていないのに、こちらの状況を察して心のこもった対応をしてもらい感激したことがありました。今回はその事例の1つをご紹介します。

多忙でベトナムに詳細連絡できないまま飛び立つ

 ベトナム視察ツアーのとりまとめを担当したときのことでした。ハノイやホーチミンの訪問先アポイントおよび交流会アレンジなどを、ベトナムの取引先企業に頼みました。
 ところが、訪問先や通訳のアレンジ、交流会の場所確保などの概要は確認できたものの、業務がいろいろと重なったため、細かな段取りはできないまま、私はベトナム視察ツアー一行とともに日本を飛び立ちました。そして、交流会での発表の段取り、PCプロジェクターや資料の準備、会場の設営などの細かな段取り確認ができないまま、とうとう、その交流会当日を迎えることになってしまったのでした。
 そこで、交流会開始の30分前に到着して、最終的な段取りを確認する予定でしたが、タイトなスケジュールの中で、それができず、「これはまずいな」と案じていたのでした。そして、交流会開始の午後1時半ちょうどに、「おそらく準備は一部しか出来ていないだろう」と思いつつ視察グループ一行とともにホーチミン市内のホテルに入りました。

ホテルの案内表示を見て驚く

 ホテルのロビーに入ったとき、右側の電子表示板に映っていた「○○○視察ツアーの交流会は △△△ルームで開催」という青く鮮明な英語の案内を見て驚きました。みんなで足早にロビーを通り、立派な会議室の前に着くと、数人が用意されたコーヒーや茶菓子を口にしながら談笑していたのでした。会議室の中に入ってみると、ベトナム側の出席者20数名がきちんとテーブルに並んで座っていました。なんと、そのテーブル上には、参加者の企業名と名前を記入したプレートも整然と置かれており、PCプロジェクターとスクリーンも所定の位置にセットされていました。
 指示していたとしても、このようにはできなかっただろうと思われる程の周到な準備がされていました。これらの準備の御陰で、日本企業とベトナム企業両方の出席者からの説明や質疑応答もうまく進み、交流会を無事終了させることができました。交流会が終わって私はほっと胸をなでおろしたのでした。

信頼できるアポイントと段取り

 主催した旅行会社では、当時未知のことが多いベトナムで本当に予定どおりの視察ができるのかと心配していたようで、視察ツアー無事終了後には「うまくいき安堵しました」との御言葉を頂戴しました。実際、海外では予期しないことが起こるものです。旅行会社が、日本で著名なコンサルタントと契約して欧州のある業界視察のアポイントをとってもらったので、視察ツアー一行が安心して現地に赴いたところ、アポイントは全くできておらず大問題になったことがあったと聞いています。
 今回訪問アポイントを信頼できるベトナム企業になどをお願いしたのは正解でした。現地人脈はつながっているため、通常コンタクトが難しいようなベトナム企業ともうまくアポイントをとってもらうことができたのでした。また、交流会の予算は限られていましたので、日本からいくつかの候補ホテルの情報を入手し、最終的に現地側でホテルと折衝してもらいました。その結果、市内の五つ星ホテルと半日会議パッケージ契約により、低価格でよい会議室を確保することができ、信頼できる現地筋にお願いするのはよいことを実感しました。

なぜあのような対応をしてくれたか

 その後、「こちらから言ってなかったのに、何故あのようにうまく段取りしてくれたのだろうか」と考えてみました。その取引先とオフショア開発で幾多の困難を乗り越えて相互に信頼感が醸成されていたことが、この成功の1つの要因でした。しかし、それだけではないことに気づきました。この交流会の細やかな準備を主体的に進めてくれたのは、翻訳、通訳、訪問同行などの支援をしてくれた同社のNさんであることがわかったのです。
 同社の総務部には4人の女性がいて、そのうちの一人がNさんでした。Nさんは他の人と比べて、表情が明るく温かい感情を感じさせる特徴をもっていました。以前Nさんから「あの時はお世話になりました。」と突然御礼を言われたことがあります。あれは、彼女と一緒にホーチミン市内のソフトウェア会社を訪問したときのことでした。私が相手企業の日本人代表者に挨拶した際、同行していたNさんが挨拶するべきかどうか迷い躊躇しているように見えました。
 そのとき私は即座に、日本人代表者に「こちらが取引先のNさんです」と紹介しました。その言葉に、彼女の目が輝いたのを強く記憶しています。私の咄嗟の言葉により、彼女は抵抗なく自然に、自分の名刺を相手に渡して挨拶することができたのです。ただ紹介しただけの小さなことでしたが、その思いやりの気持ちが相手の心に届いたようでした。そのような行動の積み重ねもあったので、視察ツアーや交流会の際に、いろいろと配慮してくれたように思います。

IV型人材との対応IV型とは?

後でNさんの行動を気質モデルで分析してみました。Nさんは「人への対応に優れているIV型」でした。IV型は、「人との協調を重視し、感情移入しやすく、人に好かれる仕事を好む」特徴があります。さらに彼女は、身近な人に細やかな配慮をし、思いやりが強いこともわかりました。IV型の人は感受性が鋭いため相手の気持ちを敏感に感じとります。私が自分の考えを率直に伝えたり、思いやりを示したりした行動は、感情に響きやすいIV型の人の心を動かしたのでした。

 言語や文化習慣が異なると、会って少し話しただけでは相手にわかってもらえないものです。IV型の人に対しては、気持ちや思いやりを言葉や行動を通じて表明すると、相手に理解してもらいやすい傾向があります。この点に留意するとコミュニケーションはうまく進むことでしょう。
 以来、私は一人ひとりとのコミュニケーションが大事だと考えるようになりました。海外の管理者、技術者、通訳、運転手などどのような職種の方々とでも、お会いした際は個人として声をかけるようにしています。そうすると気持ちが通じ合い、よいコミュニケーションが生まれます。このように対応しておくと、いざというとき助けてくれることでしょう。

写真 東洋のプチパリ・ホーチミンのカフェでくつろぐ外国人
ホーチミンは明るく開放的で、外国人が溶け込める雰囲気をもっている
以上

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********* 【筆者プロフィール】 ****************************************

岡邦明 (Okazaki Kuniaki) 有限会社アルゴソフト 代表取締役
海外事業の経験やノウハウを活かし、海外アウトソーシング連事業を行っている。 海外異文化対応の中で、個人の強みを知って成果を出すための人材分析手法(気質モデル)を開発、そして、外国人の日本適応能力、日本人の海外適応能力の向上のためのeラーニング・コンテンツを開発。現在、気質モデルにもとづくパーソナル/チームアセスメントによる最適な人材選定/育成とチーム編制などの取組みも進めている。編著書『ソフトウェアのグローバルな外注管理とその実際』日本テクノセンター 

http://www.algosoft.jp/

パーソナル/チームアセスメントについては以下のサイトをご参照ください。
http://www.algosoft.jp/アセスメント/

eラーニング・コンテンツについては以下のサイトをご参照ください。
http://www.algosoft.jp/webinar-bmeラーニング/概要/


 

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