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第15回 CCPM-ITU 質問にお答えします

 今回も、コンサルティング中に受けた質問に関してお答えします。前回の続きになります。

(質問) 人員を外部から調達する日付と、実際の稼働日とがずれる場合どうすればいいですか? 特に、人は来たけれどまだ仕事が無い、という場合には困ると思うのですが。(前回の質問の続き)

通常のプロジェクト管理の場合は、タスクごとに余裕を持って見積もっているので、次のタスクが遅れる可能性はゼロではないですが、そんなに多くは無いです。しかし、CCPM-ITUによる管理を行うと、絶えず、スケジュールが早まったり遅れたりしますよね。その都度、調整するのが大変だということです。外部の調達の方が、毎回毎回、予定を早めたり遅くしたりするようお願いするというのはさすがに困ります。どうすればいいですか? 何か良い方法はありませんか?

(答え)するどい点を突いてきましたね。実は、その通りです。確かにころころスケジュールが変わるのです。それ自体は問題ないのですが、スケジュールの変化を社外の外注先にどのくらい頻繁に連絡する必要があるのか? いや、そもそも、そんなことしたら外注先もいちいちスケジュールを変更したり対応したりするのは煩わしく、やっていられないのではないかということになります。

では、どうすればいいのでしょうか。

実は、様々なケースがあるので、「これ!」といった1つの明確な答えというものはありません。ですので、実際的な対応で逃げるしかありません。

では、具体的に、どのように逃げることができるでしょうか。
ケースバイケースなので、すべての状況を網羅しているわけではありませんが、その対応策のいくつかをご紹介したいと思います。

(1)非クリティカルチェーンのタスクのみを割り当てる方法。
 CCPMの理論を理解している方はお察しと思いますが、非クリティカルチェーン上のタスクは、前後に(厳密には、リレー走者の法則や「なる遅」など、スケジュール上は前か後ろにくっついてはいますが)前後に余裕があります。ですから、多少スケジュールが前後しても、そのバッファで対応できる場合も少なくありません。

(2)「見込み遅れ」および、進捗状況を、少し前になって伝える方法。
 少し前というのは、1週間前や、2週間前などという意味で、細かく随時伝えないということです。そして実際には、CCPMによるプロジェクト管理を行うと、当初の予定よりは遅れることがほとんどで、前倒しということは滅多にありません。(ゼロではありませんが、元々タイトなスケジュールを基準に考えているので、それよりも前倒しという状況は、ほとんど発生しません)
 ですので、現実問題としてはどのくらい遅れるかということになります。(もし、すべてのタスクがオンスケジュールで動くということは、ずっと緑色サインのままプロジェクトが動いているということを意味しています。しかし、そのようなことは実際にはあり得ません。もしそのような状況があれば、それはスケジュール見積が甘すぎということです)
 ということを考え、当初のタイトなスケジュールから、遅れることを見込んで外部に依頼しておくことがあります。(どの程度遅れて外出しするかは、状況によって異なりますので、ここでは詳述しません)
 実際にプロジェクトが進んでいきますと、実際には「見込んでいた遅れ」に対して誤差が発生します。その誤差を、タスクがスタートする1、2週間くらい前に改めて連絡するということです。「見込んでいた遅れ」よりは前倒し、ということは充分にあります。しかし、前倒しの場合には、外注先のスケジュールさえ開いていれば受けてもらえることが多く、あまり問題にはなりません。なお、スケジュールが埋まっていて前倒しの対応を受けてもらえない場合には、当初のスケジュールまでタイムラグが発生するということになります。
 外注先との問題が大きくなるのは、スケジュールを開けておいたのに、先行タスクの進捗の都合で、作業にかかれないということ、さらに、納品日が決まっているので、スターと遅れはなんとしても残業でカバーしなければならないような状況が発生した場合がほとんど。ですので、「見込んでいた遅れ」方式の逃げでなんとか回避できる場合も少なくありません。

(3)前後のタスクも、まとめて外部に依頼する
 プロジェクト内の1タスクだけを依頼すると、開始日、終了日を明確にする必要がありますが、まとめて前後のタスクも依頼するような場合には、柔軟に対応してもらうことが可能になります。このようなケースは、外部調達とはいうものの、月単位で張り付きの派遣を依頼する場合など、プロジェクトメンバーの一員のようになる場合には、大きな問題にはなりません。
 しかし、その場合の注意点があります。契約期間の最後の日程に引っかかるタスクが遅延する場合です。要するに、タスクの途中で契約期間が切れてしまうことになると、そのタスクをどうするのか? 契約期間の延長を依頼するのか? そもそも、延長は可能か? など、様々な解決すべき課題が発生します。ですので、期間による契約の場合には、契約期間の最後にバッファを考えておく必要があるということです。

 ここまで、3つの対処方法をご紹介しました。
 これが全てではありません。他にもいろいろな方法があると思います。参考にしていただければと思い、ここには3ケースだけをご紹介しましたが、皆さんも、自分のプロジェクトにおいては外部の要員が関係している場合には、どのような対応が可能か、是非、様々なアイデアを出して現実的な対応をしてください。

(CCPM-ITUに関する質問を随時受け付けています。質問内容は自由です)

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********* 【筆者プロフィール】 ****************************************

大石 雄。昭和39年生。株式会社イーネット代表取締役社長。スキル標準ユーザー協会認定コンサルタント。PG、SEやPMなどの現場での豊富な経験を経て、現在ではコンサルタントおよびビジネスセミナー講師として活動。コミュニケーション、問題発見解決力、プロジェクトマネジメント、オブジェクト指向、キャリアデザイン、リーダーシップ、PMBOK、BABOK、ITSS、CCPMなどが研修の得意分野。リスク管理ゲーム、交渉力ゲーム、CCPM体験ゲーム、運用シュミレーションなど、独自開発のゲームやシステムを使ったユニークな研修を多数実施し、飽きさせなく楽しく学べる研修として高評価を得ている。
「誠実、真実、責任感」をモットーに、単なる理想論ではなく現場寄りで具体的なソリューションを提供している。
著書として「これならできる!ITSS導入・運用ガイド」を出版

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