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第5回 プロジェクトの見える化について その2

見える化に関する、前回の続きになります。

前回は、IT業種におけるタスク(作業)の進捗をパーセンテージで表すことは至難の業であることをお話しました。

このあたりの論議は、元現場の私の経験談を話すと、とてつもなく長い話になりますので省略しますが、結果として、オンスケジュールつまり予定道理に進んでいるのか、遅れているのかが明確になるのはいつでしょうか。

それは、タスクの終了予定日に、終わっているか終わっていないかです。
(嘘をついたり、品質を度外視したりしている場合はそれでも発覚しませんが……)

つまり、終了の予定の日になって、そのタスクが自分の手から離れ、次のタスクに移ることができるならば、終了。しかし、そうではないならば、作業の遅れであり、例え、99%終わっているなどといっても、それは無意味なのです。
IT開発の現場では、99%の進捗から残りの1%だけで何日もかかることなどザラですから。

ですので、終了日よりも前に何パーセントまで終わりましたなどという報告は、私がプロマネだった時には、全く当てにしていませんでした。

ちょっと横道に話がそれますが……。
この類の話は、どうも、別業界の方には理解が難しいようです。
例えば、印刷業の場合、10,000部印刷するタスクですと、4,000部印刷が終わったら40%、7,000部印刷が終わったら70%、と誰が見ても明確です。
建設業の場合、例えば壁のペンキ塗りなどですと、塗り終わった壁の面積をみれば、何%終了かが一目瞭然です。
しかし、悲しいことに、IT業界の場合は何を持って何%という指針にすべき目安となるものが無いのです……。

本論に戻ります。

そこで、CCPM-ITUでは、作業日数を当初の作業予定日数よりも短く設定してしまいます。(一般的には、元のタスクの日数の50〜60%の日数まで減らしています)
そして、その期日が来た時に、終わったか終わらないかの確認をするだけです。
終わらなかった場合には、毎日毎日、終わったかの確認を行います。
終わったか終わらないかは、個人差など無く、誰がどう見ても明確な判断基準になるからです。
このようにして、プロジェクトの進捗を「見える化」していくのです。

しかし、注意が一つ。
そもそも、当初の作業日数よりも相当短くなったわけですから、その期間内に終わるか終わらないかは五分五分です。
いや、もしかすると遅れるほうが多いかもしれません。
でも、ここで「遅れたこと」を決して責めてはいけないのです。
遅れることは、想定内だからです。
CCPM-ITUでは、遅れることは大きな問題ではありません。不正確な情報で、進捗管理が行われることが大きな問題なのです。
ですので、遅れは「問題なし!」。遅れても決して怒らないで下さい。

このような方法で管理すると、プロジェクトの内部が「見える」ようになってきます。
それが、CCPM-ITUのスタート地点ということになります。
なぜならば、プロジェクトは「見える」ようになって初めて「管理」が可能になるからです。

今回は進捗に関してのみ扱いましたが、CCPM-ITUでは、様々な工夫でプロジェクトの内部が「見える」ように工夫していきます。

CCPM-ITUの研修などで、最初にこのような管理方法のお話をすると、「今までは%管理だったのに、日付による管理だけで不安である」というような意見を良く聞くのですが、実際に行なってみると逆で%管理がいかに恐ろしいものであったかに気付くことが多いようです。

まさに、意識改革です。パラダイムシフトですね。体験してみるとわかりますよ。

(次回に続きます)

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********* 【筆者プロフィール】 ****************************************

大石 雄。昭和39年生。株式会社イーネット代表取締役社長。スキル標準ユーザー協会認定コンサルタント。PG、SEやPMなどの現場での豊富な経験を経て、現在ではコンサルタントおよびビジネスセミナー講師として活動。コミュニケーション、問題発見解決力、プロジェクトマネジメント、オブジェクト指向、キャリアデザイン、リーダーシップ、PMBOK、BABOK、ITSS、CCPMなどが研修の得意分野。リスク管理ゲーム、交渉力ゲーム、CCPM体験ゲーム、運用シュミレーションなど、独自開発のゲームやシステムを使ったユニークな研修を多数実施し、飽きさせなく楽しく学べる研修として高評価を得ている。
「誠実、真実、責任感」をモットーに、単なる理想論ではなく現場寄りで具体的なソリューションを提供している。
著書として「これならできる!ITSS導入・運用ガイド」を出版

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